経理の横領はどうしたらなくなるのか？その対策として有効な手立ては？

テレビや新聞で耳にする、経理担当者にとる多額の横領事件。社長業に専念するために経理担当者を雇用しているにも関わらず、その担当者が会計に関する不正をはたらいてしまうとなると、安心して社長業に専念することが出来なくなってしまいます。

今回は経理の横領しないような対策をご紹介致します。

なぜ経理の横領、不正が起きるのか

チェック体制が社内で整っていない

横領事件の多くは、何らかの事情でお金が必要になった結果、会社から小額の金銭を私的に流用し始めます。

その時点で社内の別の人間が金銭の不正な引出しを発見すれば会社は少額の被害で済みますし、不正をはたらいた人も社内での責任追及で済むかもしれません。

しかし不正な引出しがすぐに発見されず、不正をはたらく人が味を占めて金額が膨れると、会社は多額の被害を受けることとなります。

また不正をはたらく人は刑事告訴され、社会的な地位ははく奪されることでしょう。またそれが広く報道されれば会社の社会的信用も失われます。

この被害の差は社内の別の人間が金銭の不正な引出しに気付くタイミングの差であり、そのタイミングは会社のチェック体制の整備の有無によって差が出ます。

実際に現金や預金を扱う人、その入出金に関する帳簿をつける人など複数人で会計業務に携わり、その業務ごとにチェックを行う必要があります。チェックを行う段階を多く設けることで、一連の業務の流れは遅くなる可能性はありますが、不正をはたらく機会を少なくすることが出来ます。

経理を信頼しすぎている

事業の規模によっては複数人を雇用することが出来ず、会計に関する業務を一人に一任せざる得ない状況もあります。金銭を扱う以上、その経理担当者には信頼の出来る人を雇用すべきですが、信頼しすぎているのも不正をはたらくきっかけとなります。

特に社長に会計的な知識が無い場合は、何をしても気が付かれないだろうと横領や不正をされがちになってしまいます。

信頼のおける関係であっても、会計に関する業務を一人に一任している場合には、社長自らがチェックする機会を設けると、不正をはたらく機会を少なくすることが出来ます。

横領、不正が起こらない仕組みづくり

各種帳簿の作成

まず現金出納帳が無い場合にはその作成が必要です。現金出納帳が無いということは手元にある金額が何円であるべきなのか、現金の使途は何なのか、といったことが記録できず、所謂どんぶり勘定になってしまいます。不正を行っていない状況でも、現金の管理があやふやなものになっているようでは、不正が起きても気が付くことが出来ません。

また金種表を作成するのも良い方法です。大手の販売店などは毎日営業時間後にレジ内の現金について合計金額のみならず金種ごとに分けて記録を残しています。

現金出納帳や金種表を作成した後は、作成者以外の上司や社長のチェックをする機会を設けると尚良いです。作成時点で作成者が不正をはたらくことを防止する役割があります。

現金同等物(切手、印紙)の枚数管理

切手や印紙の不正使用も横領の可能性のあることの一つです。切手や印紙の枚数を管理し、不正使用がされるのを防ぎます。切手や印紙の購入時と使用時に帳簿をつけることが有効です。また使用時には上司や社長のチェックを受け、事業目的に使用されていることを確認すると一層良い防止策であるといえます。

切手より高額で不正使用のリスクの高い印紙は、あらかじめ印紙税を納付し、税務署の承認を受けることで、印紙税納付計器を設置し、この計器によって課税文書に納付印を押すことの出来る方法などがあり、社内に印紙を保管し不正使用されるリスクを回避することも出来ます。

単純に高額な印紙を会社に置かないことをルール付けすることも効果的です。

支店の抜き打ち監査

　支店をもつ会社は、社長がいないから目が届いてないだろうと支店による不正がはたらかれがちです。支店にも上司や社長の管理下にあるという意識を持たせるためにも、抜き打ちで監査に行くと良いです。
　あらかじめ監査日程を知らせてしまうと、監査日のみ都合の良い状況を支店が作ってしまうため、抜き打ちであることが重要です。

小切手はすぐに入金をする

小切手とは金融機関に持ち込むことで現金化することの出来る通貨代用証券です。これを取引先から受け取った場合には、手元に保管せずにすぐに金融機関に持ち込むと良いです。この証券を社内で保管することで、その証券を不正に持ち出され現金化されてしまうことを防ぐことが出来ます。

また、少し論点は違いますが、現金化までに振り出し先企業の倒産、すなわち現金化できないリスクを少しでも減らすことができます。

支払手形の管理

支払手形とは記載された期日に資金を支払うことを約束した証券です。支払手形を発行した際には、手元にある耳と、会社の預金から実際に引落がされた相手先との突合をします。また支払手形帳を作成し、支払手形の手元の実際の残りの枚数と突合させることも有効です。

これらの帳簿も現金出納帳と同様に上司や社長のチェックを受けると良いです。

第三者のチェックを受ける

税理士に依頼する

会計業務を経理担当者一人に一任し、社長がチェックする機会を取ることが出来ない、また会計業務に携わる人は複数人いるが、この体制が正しいのか、など社内で横領や不正に対する体制が整わない場合には、第三者として税理士の関与が有効です。

税金の知識があり、会計帳簿のチェックに長けている税理士に依頼することで、上司や社長のチェックでは見過ごされていた点に気が付ける場合や、また様々な会社の会計業務に関与している税理士であるからこそ知っている、より良い業務体制の案を得ることが出来る場合があります。

また第三者が関与しているという事実だけでも、不正をはたらこうとする人に不正をはたらいても直ぐに見つけられることになってしまうのではないかと不安を覚えさせ、牽制をする効果も期待することが出来ます。

税理士に依頼するメリット

税理士に依頼をするメリットは上記でご紹介した横領や不正に対する体制が整うことのみならず、日常業務を税理士に見せることで、横領や不正に対する事項のみならず、様々な経営アドバイスを受けやすくなります。

税理士に依頼するデメリット

税理士に依頼をするデメリットは税理士報酬が発生し、金銭的な負担が生じることです。不正や横領を受けてからの被害や社会的信用を失ってしまうことを考えると、税理士報酬による金銭的な負担の方が軽く感じられるかもしれません。

まとめ

会計業務に携わる、信頼のおける経理担当者も人間です。誰もチェックしない、一人に一任しているなど、何をしても分からない状況であれば、不正や横領を少しの出来心で始めてしまう可能性はあります。会社や社長は常に経理担当者を監視することは出来ないため、不正や横領を起こさせない管理体制を作ることが、それらのリスクに対して急務であるといえます。

管理体制が社内で構築できない場合は、税理士をはじめとする第三者にチェックを依頼することや、管理体制を社内に整備するアドバイスを得ることも必要です。

弊社では管理体制の整備に対するアドバイスや、経理担当者への指導、第三者としてのチェックなど、不正や横領を防ぐお手伝いをすることが出来ます。

税金の専門家であり、様々な会社の帳簿のチェックを行った経験のある税理士や、会社の経理担当者経験のある職員などが、適切なアドバイスを行います。どうぞお気軽にお声掛けくださいませ。